Wat doet een projectmanager precies en over welke eigenschappen moet een goede projectmanager beschikken? We vroegen het Peter Linssen, werkzaam bij Ruysdael. Peter heeft jarenlange ervaring als projectmanager, trainer-coach en consultant in portfolio-, programma- en projectmanagement.
Peter, wij kennen jou als onze PRINCE2 trainer, maar wat doe je nog meer?
Ik ben niet alleen PRINCE2 trainer, maar verzorg alle soorten van trainingen op het vakgebied van projectmanagement. Projectmanagement is namelijk veel meer dan PRINCE2 alleen! PRINCE2 is een methodiek die projectmanagement structuur geeft, maar er is ook een ‘zachte’ of cultuur kant aan projectmanagement. Denk aan communicatie, samenwerking, leiderschap, het omgaan met bedrijfsculturen, etcetera. Ik geef trainingen aan ervaren en startende projectmanagers in verschillende sectoren.
Naast mijn werk als trainer, ben ik zelf ook werkzaam als projectmanager. Grofweg werk ik 32 uur als projectmanager en heb ik één dag beschikbaar voor het verzorgen van trainingen.
Hoe ben je in projectmanagement terecht gekomen?
Per toeval! Ik heb een achtergrond in accountancy in de financiële wereld en wilde meer met management en advies doen. Ik kwam met Ruysdael in gesprek over een externe vacature, maar werd zo enthousiast over projectmanagement en IT dat ik besloot bij Ruysdael aan de slag te gaan.
Hoe ziet je werkweek als projectmanager eruit?
Als projectmanager bestaat mijn werkweek voornamelijk uit vergaderen en afstemmen. Je hebt met veel verschillende mensen te maken, stakeholders binnen en buiten je projectteam. In mijn laatste project had ik bijvoorbeeld wekelijks drie vaste overlegmomenten met mijn projectteam: maandag, woensdag en vrijdag. Op maandag een lang overleg waarin we vooruitkijken naar wat we de komende week gaan doen. Op woensdag een korte check-in om te bespreken hoe alles loopt en op vrijdag blikken we terug op de afgelopen week.
Naast de overleggen met het projectteam heb ik ook overleggen met de opdrachtgever en andere stakeholders. Rondom de overleggen werk ik aan het voorbereiden van vergaderingen, verwerken van mails, klaarmaken van presentaties en uitwerken van zaken die we in de vergaderingen bespreken. Daarnaast blok ik dagelijks ook een of twee uur om bijvoorbeeld de planning en financiële kant van het project bij te werken.
Time management is heel belangrijk als projectmanager; als vergaderingen uitlopen dan moeten mensen weg of verliezen ze hun aandacht en bereik je ze niet meer. Daarom moet je goed kijken naar welke zaken je wanneer op de agenda zet en weten wat de meeste prioriteit heeft.
Wat is de eerste stap die je neemt als je aan een nieuw project begint?
Ik wil eerst helder hebben wie de spelers zijn, dus voor wie ga ik een probleem oplossen, en welk probleem ik moet gaan oplossen. Een project is een middel om een doel te bereiken en het doel is het afgeleide van een probleem. Zeker in complexe organisaties waar je met veel mensen en belangen te maken hebt, is het soms niet duidelijk wat en wiens probleem precies opgelost moet worden. Daarom ga ik altijd eerst in gesprek met de opdrachtgever en degene die het probleem heeft dat opgelost moet worden.
Wat zijn in jouw ervaring de belangrijke factoren voor een succesvol projectverloop?
Een actieve, betrokken stuurgroep die haar taken en verantwoordelijkheden kent, is een heel belangrijke factor. Ten tweede is de betrokkenheid van gebruikers die kunnen aangeven wat ze nodig hebben, een belangrijke succesfactor. Ten slotte is het belangrijk dat je als projectmanager goed met mensen kunt samenwerken en zij met jou. Goede communicatie en een team van betrokken en gemotiveerde mensen die hun rol kennen en rolvast zijn, is de sleutel tot een succesvol project.
En welke factoren kunnen een project verstoren?
Wat ik met name merk, is dat hoe complexer een organisatie is en hoe meer managementlagen er zijn, hoe trager de besluitvorming verloopt. Met name als het gaat om niet-primaire bedrijfsfuncties, krijgen projecten minder aandacht en durven de verschillende managementlagen minder goed beslissingen te nemen.
In hoeverre heb jij als projectmanager inhoudelijke kennis van de projecten die je doet, en denk je dat dit belangrijk is?
Ik denk dat het goed is dat een projectmanager inhoudelijke kennis heeft, maar de vraag is tot welk detailniveau. Dat ik niet alle inhoudelijke detailkennis heb van mijn project, heeft als voordeel dat ik me kan concentreren op het managen van mensen en niet op de stoel ga zitten van specialisten. Echter, het heeft als nadeel dat ik technisch inhoudelijke missers niet zelf kan detecteren. Hierin ben ik dus afhankelijk van andere mensen die actief en alert zijn en mij inlichten wanneer er iets mis dreigt te gaan. Vervolgens coördineer ik dat de juiste acties worden genomen om het op te lossen. Om dit proces te bevorderen breng ik als projectmanager de specialisten met detailkennis bij elkaar, zodat zij elkaar bevragen en de gedetailleerde inhoud met elkaar bespreken.
Welke drie karaktereigenschappen zijn belangrijk voor een projectmanager?
Communicatief vaardig zijn is erg belangrijk voor een projectmanager, je moet met iedereen kunnen communiceren, natuurlijk zoveel mogelijk op een positieve manier. In projecten heb je met veel stakeholders te maken die aangestuurd en geïnformeerd moeten worden. Hierbij is het belangrijk dat je niet te directief communiceert, maar jouw communicatie altijd afstemt op de doelgroep.
Daarnaast is bevorderlijk als je open en eerlijk bent. Dit betekent niet dat je alles tegen iedereen zou moeten kunnen zeggen. Ook als je niet alle details kan prijsgeven, kan je open en eerlijk zijn over wat je wel en niet kan delen.
Tot slot is het belangrijk dat je actief bent en doorzet. Wat ik met name zie bij beginnende projectmanagers, is dat zij heel goed het projectmanagementproces volgen, maar er tegen aanlopen dat ze soms lang op betrokkenen moeten wachten. Wanneer er bijvoorbeeld iets goedgekeurd moet worden, wachten onervaren projectmanagers soms weken op reactie en goedkeuring. Meer ervaren projectmanagers hebben dit probleem minder, omdat zij de verantwoordelijke persoon assertief benaderen. Ze lichten toe wat, waarom en wanneer moet gebeuren en wat de consequenties zijn van wel of niet handelen. Wanneer ze niet op het afgesproken moment de afgesproken krijgen, nemen ze persoonlijk contact op met de verantwoordelijke persoon en spreken deze aan op de gemaakte afspraken. Met een actieve houding kan je het projectmanagement ondersteunen en versnellen.
Hoe pas jij projectmanagement toe buiten je werk?
Hoe zeggen ze dat ook alweer, de schoenverkoper loopt zelf op versleten schoenen? Nee, er zijn inderdaad een aantal dingen die ik in mijn privéleven ook toepas. Zoals goede communicatie: als je afspraken maakt, geeft het dan tijdig aan als je ze niet kan halen. Dat is iets wat ik erg omarm, op tijd handelen voordat dingen daadwerkelijk misgaan.
Het is een beetje beroepsdeformatie, maar bij het doen van de wekelijkse boodschappen gebruik ik PRINCE2. Natuurlijk is dat PRINCE2 op maat van dit project gemaakt. Is het nuttig om boodschappen te doen? Ja, anders krijg ik honger. Nou, daar heb je je business case, je verantwoording. Daarna maak ik een boodschappenlijstje: wat ga ik halen. Nou dat is mijn project initiatie documentatie. Kan ik iets niet krijgen wat op het boodschappenlijstje staat? Dan ga ik deze afwijking rapporteren en overleggen met de opdrachtgever. Het voorbeeld gebruik ik ook in mijn trainingen. Als je immers in staat bent om projectmanagement op deze manier te vereenvoudigen, helpt je dat niet alleen in het dagelijkse leven, maar ook in het professionele leven.
Welke les geef jij andere projectmanagers mee?
Er zijn natuurlijk meerdere lessen, maar de belangrijkste is ANNA: Altijd Nagaan, Niet Aannemen. ‘Ja, ik neem aan dat mijn collega morgen om 9 uur op kantoor is’, ‘ik neem aan dat het voorstel goedgekeurd is’, nee! Check het, nagaan is echt heel belangrijk in het spel van projectmanagement.