De uitbraak van het coronavirus in maart van dit jaar veroorzaakte een noodgedwongen wijziging van vrijwel alle bekende werkwijzen en processen in iedere zorginstelling in Nederland (en daarbuiten). Daarbij was het de uitdaging om zo min mogelijk in te leveren op de kwaliteit en veiligheid van de geleverde zorg. De eerste piek van deze immense uitdaging is achter de rug en experts waarschuwen voor een stijging in het aantal besmettingen en de kans op het ontstaan van “een tweede golf”. Dit vooruitzicht leidt ertoe dat veel zorginstellingen druk zijn met het in kaart brengen van de lessen die zij geleerd hebben over het functioneren van de crisisorganisatie en wat zij hieruit willen meenemen. 

Ook binnen PART zorg hebben verschillende medewerkers bij opdrachtgevers mogen bijdragen aan kwaliteit- en veiligheidsvraagstukken binnen zorginstellingen in een crisissituatie. Vragen die hier gesteld werden waren onder andere: Met welke stuurinformatie behouden we nu echt de controle op kwaliteit en veiligheid van de geleverde zorg? Bij het wegvallen van welke ‘schakel’ in het gehele proces ontstaan problemen? En hoe houd je een vinger aan de pols of die problemen ontstaan? Graag delen we onze ervaringen.

Het ophalen van kwaliteitsdata

Sturing op kwaliteitsinformatie krijgt in veel zorginstellingen vorm middels een (half-)jaarlijkse cyclus. Bij de beoordeling van de score worden verbetermaatregelen geformuleerd wanneer de uitkomst sterk (negatief) gewijzigd is ten opzichte van ‘de vorige keer’. Ook na het uitvoeren van tracers worden de uitkomsten teruggekoppeld aan de afdelingen en wordt er enkele maanden later gecontroleerd of verbetermaatregelen zijn getroffen. Maar wat doe je als er een crisis uitbreekt en die kritieke prestatie indicatoren over kwaliteit ineens niet heel representatief of relevant meer blijken, als je überhaupt niet aan de gewenste data kan komen of  een afdeling in crisis niet wilt ‘lastigvallen’ met een tracer? 

Tijdens de piek van de COVID-19 crisis heeft PART zorg een project uitgevoerd in een ziekenhuis waarbij deze vragen centraal stonden. Doel van dit project was om een generieke set crisisindicatoren te ontwikkelen waarmee de minimale randvoorwaarden voor veilige zorg inzichtelijk werden en waar in de piek van een (willekeurige) crisissituatie op gestuurd kan worden. Uitgangspunt hierbij was de structuur van de organisatie; structuurindicatoren moeten te allen tijde op orde zijn om kwalitatief goede en veilige zorg te kunnen verzekeren.

Structuurindicatoren

Om tot een gewenste (klinische) uitkomst of een goedlopend proces te komen, dient de organisatiestructuur waarin deze tot stand komen op orde te zijn. Medisch personeel kan richtlijnen ter preventie van bijvoorbeeld valincidenten of medicatiefouten kennen en opvolgen, maar als de ratio patiënt-verpleegkundige ineens toeneemt van 4:1 naar 7:1 kan dit gevolgen hebben voor de manier waarop zij deze richtlijnen kunnen blijven volgen.

Met dit idee in het achterhoofd werden ondersteunende afdelingen gevraagd wat voor hen de minimale organisatorische randvoorwaarden zijn waarop zij sturen in crisistijd en of dit afwijkt van de ‘normale’ situatie. Middels diverse verdiepende sessies en afstemming met klinische afdelingen, waaronder de afdelingen die COVID-19 patiënten behandelen, werd overeenstemming bereikt over een set van tien indicatoren. Bij gebruik van de set wordt stuurinformatie verzameld op het gebied van HR, zorgadministratie, informatiemanagement, communicatie, regionale samenwerking en kwaliteit en veiligheid. 

Een voorbeeld van een indicator op het gebied van HR: het percentage personeel wat voldoet aan de vereiste competenties. In een crisisorganisatie kan het, zoals in het eerdere voorbeeld genoemd, voorkomen dat de beschikbaarheid van het personeel afneemt of het aantal patiënten toeneemt per verpleegkundige. Reactie vanuit HR is het verplaatsen van personeel binnen de organisatie, of het aannemen van tijdelijk personeel met de vereiste competenties voor die specifieke positie. Dit is echter niet altijd mogelijk. Een daling van het percentage personeel wat voldoet aan de vereiste competenties kan gevolgen hebben voor kwaliteit en veiligheid en vraagt daarom om actieve monitoring.

‘De beste aanpak’ bestaat niet

Uit gesprekken en webinars met kwaliteitsmedewerkers uit diverse ziekenhuizen verspreid door het land blijkt dat overal goede initiatieven ontstaan en kwaliteit actief wordt meegenomen in de crisisorganisatie. Hoe dit gebeurt verschilt sterk per ziekenhuis, maar het is duidelijk dat er niet ‘one way to go’ is. Onderdeel zijn van een aanpak gebaseerd op minimale organisatorische randvoorwaarden was een leerzame ervaring. Deze aanpak biedt tijdig informatie om te escaleren en verliest niet uit het oog waar het uiteindelijk om draait: samen met zowel stafmedewerkers als het klinisch personeel een crisis dragen, waarin de best mogelijke zorg geleverd wordt voor de patiënt.

Mocht u hierover meer informatie willen, of samen met ons onderzoeken welke aanpak het beste bij uw organisatie past? Neem dan gerust contact op.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:

Renske Taks
Bel: +31 (0)88 01 51 600 of stuur een mail naar: