Joint Commission International (JCI) is een internationaal accreditatiebureau die zorgorganisaties toetst om hun processen op het gebied van kwaliteit en veiligheid te verbeteren. Dit wordt gedaan door de zorgorganisatie te toetsen op basis van een JCI normenkader waar ongeveer 1300 normen in beschreven staan. Voor deze toetsing, ook wel audit of survey genoemd, komen JCI-surveyors meerdere dagen op bezoek om de processen van de zorgorganisatie te begrijpen. Tijdens de audit wordt niet alleen gekeken naar het voldoen aan de normen, maar ook naar continue verbetering waarin de Plan Do Check Act (PDCA)-cyclus centraal staat. Per norm wordt door JCI aangegeven of de instelling hieraan voldoet (“Met”), gedeeltelijk aan voldoet (“Partially Met”) of niet aan voldoet (“Not Met”). Als een zorgorganisatie de survey succesvol doorloopt, is deze voor drie jaar geaccrediteerd. Dit betekent dat de zorgorganisatie drie jaar lang kan garanderen goede kwaliteit en veiligheid van zorg te leveren. 

Gedurende de COVID-19 periode hebben de JCI-surveyors de zorgorganisaties niet fysiek kunnen bezoeken. Door middel van videobellen hebben de JCI-surveyors toch hun surveys uit kunnen voeren. Op deze manier kon de kwaliteit en veiligheid van zorg ook in een crisissituatie geëvalueerd worden.  

PART zorg heeft verschillende zorgorganisaties ondersteunt in het behalen van de JCI accreditatie. Onze collega’s nemen je mee in de voorbereiding aan de hand van drie belangrijke stappen: 

  1. de inhoudelijke voorbereiding
  2. de communicatie
  3. de logistieke voorbereiding
1. Inhoudelijke voorbereiding

Het normenkader van JCI is onderverdeeld in verschillende onderwerpen, zoals toegang tot zorg, medicatieveiligheid en het proces voor kwaliteitsverbetering. Ter voorbereiding op de survey-week wordt per norm bekeken hoe het ziekenhuis dit heeft geborgd in het ziekenhuisbrede of afdelingsspecifieke beleid. Vervolgens wordt gecontroleerd of het beleid wordt uitgevoerd op de werkvloer. De voortgang op de JCI normen in de zorgorganisatie wordt bijgehouden in een overzicht. 

Voorafgaand aan de survey-week wordt een zogenoemde “MOCK-survey” georganiseerd. De MOCK-survey kan gezien worden als een proef-survey waarbij JCI adviseurs de zorgorganisatie adviseren welke processen verbeterd kunnen worden. Deze adviezen helpen de zorgorganisatie zich optimaal voor te bereiden op de daadwerkelijke survey-week. 

In het geval van een heraccreditatie wordt ook gekeken naar de resultaten van eerdere accreditatie(s). Indien er bij een vorige accreditatie een ‘not met’ of ‘partially met’ is behaald, is het van belang om de verbeteringen op deze onderwerpen te laten zien als onderdeel van het continue verbeterproces (PDCA-cyclus). 

2. Communicatie over JCI

Kwaliteitsverbetering gebeurt op alle niveaus in de gehele organisatie. Om deze reden is het essentieel dat alle medewerkers en afdelingen betrokken zijn bij de voorbereiding van de JCI-survey. Dit begint met goede communicatie over wat JCI is en wat het doel is van deze accreditatie, namelijk continu verbetering van de kwaliteit en veiligheid in je zorgorganisatie. 

De communicatie kan worden verdeeld in twee onderwerpen: 

  • Inhoudelijk belangrijke JCI thema’s op het gebied van kwaliteit en veiligheid.
  • Voorbereiding op de survey-week zelf.

Op basis van de inhoudelijke voorbereiding kan extra aandacht worden gegeven aan bepaalde JCI thema’s en worden de afdelingen herinnerd aan de vastgestelde beleidsstukken en protocollen. 

Een communicatieplan wordt opgesteld, waarin verschillende communicatiemiddelen kunnen worden ingezet, zoals nieuwsbrieven, themaweken en interactieve vragen. Daarnaast is mondelinge communicatie een effectieve manier om betrokkenheid en voorbereiding op de afdelingen te bevorderen. 

3. Logistieke voorbereiding

Het internationale team van surveyors komt tijdens de survey-week naar de zorgorganisatie. Tijdens deze week worden er verschillende sessies gehouden, deze zijn in te delen in de volgende categorieën: 

  • Algemene bijeenkomsten: plenaire sessies waar alle surveyors en afgevaardigden van de organisatie bij zijn. 
  • Systeem tracers: interviews over een bepaald onderwerp, zoals medicatieveiligheid, waarbij de surveyor vragen stelt aan inhoudelijk betrokkenen. 
  • Patiënt tracers: de surveyor gaat naar een afdeling om de werkprocessen in de praktijk te zien. Zij volgen hierbij de route die een patiënt op de afdeling zou doorlopen.
  • Document review: de surveyors bekijken de beleidsdocumenten en toetsen deze aan de JCI normen. 
  • Closed Medical Record Review: de surveyors bekijken patiëntendossiers en beoordelen de verslaglegging. 

De logistieke voorbereiding van deze week is vergelijkbaar met de voorbereiding van een congres. Ruimtes moeten worden geboekt, agenda’s van betrokkenen en tolken worden gereserveerd en hotels, transport en catering wordt geregeld. 

Gedurende de COVID-19 periode konden de surveyors niet fysiek naar zorgorganisaties toe komen en vonden surveys digitaal plaats. Techniek ging daarom een een grote rol spelen in de voorbereiding van de JCI-survey week. Veel zorgorganisatie hebben op (zeer) korte termijn het videobellen zich eigen moeten maken. De voorbereiding van een digitale survey vraagt dan ook om nauwe samenwerking met de ICT-afdeling van de zorgorganisatie. 

Gezamenlijk moet worden gedacht over vraagstukken zoals: hoe zorg je ervoor dat de surveyors toch een goed beeld hebben van je zorgorganisatie? Wat voor techniek is er nodig? Is er overal wel een goede internetverbinding? Genoeg om over na te denken dus. 

Verschillende zorgorganisaties hebben hierover contact met elkaar gehad en hebben ervaringen gedeeld om zo de survey zo goed mogelijk voor te bereiden. Voor de patiënt-tracers bijvoorbeeld is gebruik gemaakt van een iPad op een karretje waarmee de surveyor als het ware virtueel toch door de organisatie heen kon lopen. Overige sessies werden uitgevoerd door middel van videobellen via Zoom. 

Voorbeeld van de gebruikte karretjes en iPad

Tot slot

Een JCI-survey vraagt om een goede voorbereiding, waar met een digitale survey de technische voorbereiding extra aandacht behoeft. Maar zowel een fysieke als een digitale survey kent zijn voor- en nadelen. Het grote voordeel van een digitale survey is de toekomstgerichte aanpak, is het nog echt noodzakelijk om de wereld rond te vliegen om ziekenhuizen te bezoeken? Daarnaast is het minder belastend voor de personen die betrokken zijn bij de verschillende sessies, ze kunnen vanuit hun eigen werkplek inloggen en de sessie bijwonen.  

Aan de andere kant maakt men zich bij een digitale survey zorgen of de zorgorganisatie wel voldoende lering krijgt uit de survey. Dit is immers het kerndoel voor het uitvoeren van deze survey: een externe toetsing op de kwaliteit en veiligheid in je organisatie, om zo te leren en verbeteren. Verschillende zorgorganisaties hebben aangegeven wel degelijk te hebben geleerd van de digitale survey, maar wel in mindere mate dan een fysieke survey. Echter kan dit ook te maken hebben gehad met dat de survey in een crisisperiode werd uitgevoerd en er minder tijd en ruimte was om te leren. 

Daarnaast geven medewerkers aan het persoonlijke contact met de JCI-surveyors te missen. Het goed kunnen laten zien van je werk en het gesprek aangaan over je werkzaamheden is en blijft prettiger wanneer je fysiek bij elkaar bent. 

Tot slot ben je bij een digitale JCI-survey natuurlijk erg afhankelijk van de techniek. We hebben grote sprongen gemaakt met het omgaan van technieken zoals videobellen. Desalniettemin blijft het essentieel om alle betrokkenen goed voor te bereiden op het gebruik van Zoom en een back-up te hebben indien het apparatuur of de verbinding niet naar behoren werkt. 

De vraag is nu hoe de vorm van surveyen zich zal ontwikkelen in de toekomst. Gaan we terug naar een fysieke manier van surveyen of stappen we over naar een digitale of hybride manier? Wordt een MOCK-survey digitaal en blijft de echte survey fysiek? Wij denken dat de keuze volledig bij de zorgorganisatie moet komen te liggen om zo de survey zo goed als mogelijk aan te laten sluiten bij de wensen van de zorgorganisatie. 

Of het nou een fysieke of digitale survey wordt, de trots van de medewerkers om hun werk te laten zien en de motivatie om de beste kwaliteit en veiligheid van zorg aan de patiënt te leveren zal nooit veranderen.

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:

Xanne Westra
Bel: +31 (0)88 01 51 600 of stuur een mail naar: